Přístup k informacím
K zabezpečení bezproblémového individuálního přístupu pracovníků MěÚ Šenov k žadatelům o informace a zajištění jednotného postupu odborů MěÚ k této problematice.
Postup Městského úřadu v Šenově (dále MěÚ) při zabezpečení zákona č.106/1999Sb., o svobodném přístupu k informacím
Tento „Postup” blíže vysvětluje některá ustanovení zákona. Zákon však nenahrazuje, proto je nezbytné, aby se všichni pracovníci poskytující informace s tímto zákonem podrobně seznámili.
Smyslem zákona je, že veřejná správa je otevřená a občanům přístupná. Je službou, k níž patří i poskytování informací.
Zákon dále vychází z těchto principů:
nárok na informace – na informace má každý nárok, bez ohledu na důvod žádosti
informace, které má úřad k dispozici – úřad poskytuje informace, které má k dispozici, tedy nejen ty, které vypovídají o jeho činnosti
rychlost vyřízení – žádost o informaci musí být vyřízena co nejdříve, nejpozději však ve stanovené lhůtě
odůvodnění každého omezení práva na informace – každé omezení informace musí být konkrétně zdůvodněno
omezení jen co nejmenší – odepření části informace není důvodem k odepření zbylé části informace
možnost odvolání – proti odepření či omezení musí být možnost se odvolat, rozhodnutí musí být přezkoumatelné soudem
přiměřenost úhrady – poplatek za poskytnutí informace nesmí být nepřiměřený
Základní pojmy
Povinný subjekt – státní orgány, orgány územní samosprávy, další subjekty, které vykonávají veřejnou moc.V podmínkách městského úřadu jsou to odbory MěÚ, rada města, zastupitelstvo města.
Žadatel – fyzická nebo právnická osoba, která žádá o informaci, na podání informace má právo i cizinec.
Zveřejněná informace
je taková informace, která může být vždy znovu vyhledána a získána,
je vydána tiskem nebo na jiném nosiči dat, umožňujícím zápis a uchování informace,
je zveřejněna vyvěšením na úřední desce, popř. jiném veřejně přístupném místě s možností dálkového přístupu.
Doprovodná informace – taková informace, která úzce souvisí s požadovanou informací, např. údaj o její existenci, původu, počtu, důvodu odepření, době, po kterou důvod odepření trvá a kdy bude znovu přezkoumán atd.
Jak se informace poskytují
Zveřejnění (povinné) – povinný subjekt musí ze zákona některé informace o sobě (viz §5 zákona) zveřejnit na veřejně přístupném místě.
Zveřejnění (dobrovolné) – organizace mohou dále zveřejnit jakékoli informace zajímající občanskou veřejnost. Pro MěÚ platí:
v městském zpravodaji – Oběžník,
na internetových stránkách (www.mesto-senov.cz)
Přímé poskytnutí informace na požádání
Způsob přijímání a vyřizování žádostí
Žádosti o poskytnutí informace podané ústně (osobně nebo telefonicky). Takto podané žádosti o informace budou zpravidla vyřizovány bezodkladně, v běžném úředním styku jednotlivými pracovníky úřadu. Tyto záležitosti budou vyřizovány neformálně, bez administrativy, nebude o nich pořizován zápis a vedena evidence.
V případě, kdy žádost o informaci nebyla z jakýchkoliv důvodů uspokojivě vyřízena, může žadatel podat žádost písemně. Každý pracovník je povinen žadatele na tuto možnost upozornit. Ústní žádost nemůže být podkladem pro vydání rozhodnuí ve správním řízení. Pokud žadatel směřuje k poskytnutí zveřejněné informace (např. na úřední desce, v oběžníku, internetu apod.), MěÚ odkáže na tento zdroj. Trvá-li žadatel na přímém poskytnutí takové informace , musí mu být poskytnuta.
Žádosti o poskytnutí informace podané písemně (dopisem, faxem, elektronickou poštou)
Vyřizování žádostí
Veškeré žádosti adresované MěÚ převzaté jednotlivými odbory prostřednictvím podatelny, faxem nebo elektronickou poštou, musí být na odborech zaevidovány v samostatně vedeném podacím deníku.
Ze záznamu v podacím deníku musí být zřejmý postup vyřizování žádosti o informaci, a proto musí mít podací deník tyto náležitosti:
pořadové číslo, datum podání žádosti, označení žadatele, obsah žádosti, způsob vyřízení,
náklady, úhrada, kdo žádost vyřizoval, kdy a jakým způsobem žadatel informaci převzal.
V případě osobního podání písemné žádosti o informaci je k přijetí žádosti kompetentní každý odbor MěÚ, to bez ohledu na vlastní působnost. Postoupení žádosti věcně příslušnému odboru se musí uskutečnit do 24 hodin.
V případě, že se žádost o informaci týká více odborů MěÚ, stanoví tajemnice MěÚ garanta, který bude žádost sledovat až do jejího konečného vyřízení.
Vlastní vyřízení (odpověď, stanovisko, vysvětlení atd.) se zakládají jako ostatní spisy dle zavedeného pořádku, pouze rozhodnutí o zamítnuté žádosti předávají všechny odbory do centrální evidence u vedoucí správního odboru.
Sdělení žadatele, že trvá na poskytnutí informace podle § 6 odst. 2 zákona-přímé poskytnutí, ne odkaz, se považuje za nové podání.
Lhůta pro poskytnutí informace počíná běžet dnem podání (den doručení na MěÚ). Požadované informace se poskytují do 15 kalendářních dnů od podání žádosti.
V závažných důvodech lze lhůtu prodloužit max. o 10 kalendářních dnů (§14 odst.7). Žadatel musí být o prodloužení lhůty a důvodech vyrozuměn, a to včas před uplynutím lhůty pro poskytnutí informace.
Informace se poskytuje:
formou písemné odpovědi
nahlédnutím do spisu
pořízením kopie
elektronickou poštou nebo prostřednictvím paměťového média
MěÚ nemá povinnost zasílat připravené informace žadateli. Postačí, když žadatele vyzve, aby si požadovanou informaci vyzvedl. Upřednostňuje se dohoda se žadatelem o způsobu předání informace.
Zvláštní případy
Odložení žádosti o informaci
Pokud z podání není zřejmé, zda je žádost určena MěÚ a kdo ji činí (u el.pošty není uvedena příslušná identifikace žadatele – § 14 odst.2), žádost se bez dalšího odloží.
Pokud se požadovaná informace nevztahuje k působnosti MěÚ Šenov, tato skutečnost se sdělí do 3 dnů žadateli. Je možno připojit doprovodnou informaci o kompetentním povinném subjektu.
Poskytnutí již zveřejněné informace
Pokud žádost směřuje k poskytnutí zveřejněné informace, je nutno co nejdříve, nejpozději do 7 dnů, sdělit žadateli místo poskytnutí informace, umožňující vyhledání a získání zveřejněné informace. Pokud žadatel trvá na přímém poskytnutí zveřejněné informace, MěÚ mu ji poskytne.
Omezení či odepření informace
(co lze odepřít a proč)
ochrana zájmů veřejnosti (neposkytnou se utajované skutečnosti)
ochrana zájmů subjektu, jehož se informace týká (např. přípravné interní materiály pro jednání RMě, ZMě)
ochrana osobnosti a soukromí, včetně majetkových poměrů (je možno poskytnout jen na základě zvláštního zákona nebo s předchozím písemným souhlasem)
obchodní tajemství (pokud je informace takto značena, u veřejných rozpočtů je možno sdělit rozsah a příjemce prostředků)
v případě, že probíhá trestní řízení a rozhodovací činnost soudu, poskytnutím informace by byla porušena ochrana duševního vlastnictví (nutno postupovat podle zvláštního zákona)
informace se vztahují výlučně k vnitřním pokynům a personálním předpisům úřadu, z důvodu ochrany rovnosti příjemců informací (jedná se o informace, které se zveřejňují na základě zvláštního zákona v předem stanovených pravidelných obdobích-např. informace ČNB, ČSÚ)
pokud informace byla získána od osoby, jíž takovou povinnost zákon neukládá, pokud nesdělila, že s poskytnutím informace souhlasí, jedná se o chráněnou informaci třetí osoby k plnění úkolů úřadu na základě zvláštního zákona a vztahuje se na ni povinnost mlčenlivosti nebo jiný postup chránící tyto informace před zveřejněním nebo zneužitím.
Jak lze odepřít či omezit vydání informace
Úpravou textu – vyloučit (začernit,vypustit) detaily a části, které je možné ze zákona odepřít, zbylou část vždy poskytnout.
V pochybnostech rozhodovat ve prospěch žadatele.
Právo odepřít informaci trvá pouze po dobu, po kterou trvá důvod odepření.
Při omezení či odepření je nutno vždy uvést, jaká část informace a proč byla vyloučena.
Vydání rozhodnutí o odmítnutí žádosti o informaci
Pokud MěÚ byť jen z části žádosti nevyhoví, vydá o tom ve lhůtě nepozději do 15 dnů od přijetí podání (nebo upřesnění žádosti) rozhodnutí.
Rozhodnutí o odmítnutí žádosti bude vydáno ve správním řízení s odchylkami stanovenými zákonem č.106/1999 Sb. a musí proto obsahovat odůvodnění každého omezení práva na informace.
Rozhodnutí se doručí do vlastních rukou žadatele způsobem stanoveným ve správním řádu.
Centrální evidencí rozhodnutí o odmítnutých žádostech, jakož o odvolání a jejich řešení, se pověřuje správní odbor, který v lednu následujícího roku předá tuto evidenci vč.deníků vedených jednotlivými odbory tajemníkovi, který zpracuje „výroční zprávu“ v rozsahu dle § 18 zákona a předloží ji radě ke schválení tak, aby mohla být k 1.3. zveřejněna.
Opravné prostředky
Proti rozhodnutí o odmítnutí informace (i v případech nečinnosti) může žadatel podat odvolání ve lhůtě do 15 kalendářních dnů od doručení rozhodnutí nebo od marného uplynutí lhůty pro vyřízení žádosti (v případě nečinnosti). Odvolání se podává k MěÚ, který rozhodnutí vydal nebo měl vydat.
O odvolání rozhoduje povinný subjekt nejblíže vyššího stupně nadřízený subjektu, který rozhodnutí vydal nebo měl vydat; to je ve věcech přenesené působnosti věcně příslušný referát KÚ a ve věcech v samostatné působnosti rada nebo jiný orgán, který určí zastupitelstvo.
Proti rozhodnutí o odvolání se nelze odvolat. Rozhodnutí o odmítnutí žádosti je přezkoumatelné soudem.
Úhrada nákladů
MěÚ je v souvislosti s poskytováním informací oprávněn žádat úhradu ve výši nákladů, která nesmí přesáhnout náklady spojené s vyhledáváním informací, pořízením kopií, opatřením technických nosičů dat a s odesláním informací žadateli, případně podmínit vydání informací zaplacením úhrady předem nebo složením zálohy.
Úhrada za poskytnutí informací je stanovena Sazebníkem úhrad ZDE, schváleným radou města.
Informace bude žadateli vydána (zaslána) po zaplacení úhrady v hotovosti na podatelně MěÚ a po předložení dokladu o zaplacení na příslušném odboru MěÚ. Úhrada je příjmem MěÚ.
Pokud se jedná o vztah zákona č. 106/1999 Sb. a zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, je žádoucí respektovat zásadu: jestliže bude uspokojení žádosti o informaci vyžadovat úkon, kterému odpovídá příslušná položka přílohy zákona o správních poplatcích, vyúčtuje se žadateli za provedení takového úkonu správní poplatek.
Povinný subjekt musí být kdykoliv schopen prokázat, že výše požadované úhrady za zpracovanou informaci nepřesahuje věcné náklady povinného.
Upozornění a sankce
V případě neúspěšného soudního projednávání případu neposkytnutí požadovaných informací by dále mohly nastat pro MěÚ, příp.zaměstanance tyto důsledky:
úhrada soudních výloh
náhrada škody vzniklé z titulu neposkytnutí informace
trestně právní odpovědnost (zneužití pravomoci věřejného činitele)
Zákon 106/1999 Sb. nabývá účinnosti dnem 1.1.2000.
Ing. Marie Kotrová
tajemnice MěÚ
Aktualizováno: červenec 2016
Upozornění občanům
Městský úřad tvoří starosta, zástupce starosty, tajemník a další pracovníci. V čele úřadu je starosta. MěÚ plní úkoly, které mu uloží rada nebo zastupitelstvo, usměrňuje po odborné stránce rozpočtové a příspěvkové organizace zřízené obcí, pomáhá komisím a vykonává státní správu ve stanovených oblastech.
Pokud se dostavíte na MěÚ za účelem vyřízení nějaké záležitosti, věnujte pozornost následujicímu sdělení.
Na MěÚ můžete vyřídit pouze ty záležitosti, které má MěÚ v kompetenci. V ostatních případech Vám naši pracovníci poradí, která instituce je Vaši žádost oprávněna vyřídit.
Většina záležitostí se řeší na základě podání žádosti. Pokud je k záležitosti nutné vyplnit formulář, obdržíte jej na příslušném odboru. Formulář zpravidla obsahuje výčet dokladů, potvrzení či vyjádření, které je třeba k žádosti doložit. Podáním žádosti počínají běžet lhůty,ve kterých by měla být Vaše žádost vyřízena. Délka lhůt pro vyřízení žádosti je odstupňována podle složitosti projednávaných věcí. Ne vždy lze Vaši záležitost vyřídit obratem. Je třeba dodržet zákonem stanovený postup, posoudit předložené podklady a zvážit, zda vydaným rozhodnutím nebudou dotčena práva jiných spoluobčanů nebo právem chráněné zájmy státu, obce nebo jiných subjektů. O věcích se rozhoduje dle zákona č. 500/2004 Sb., o správním řízení ,ve znění pozdějších předpisů, dle speciálních zákonů a právních předpisů dle povahy věci.
Správný postup MěÚ si můžete ověřit nahlédnutím do zákona o správním řízení, jež je Vám k dispozici na správním odboru MěÚ. Máte samozřejmě právo nahlédnout i do všech ostatních zákonů a souvisejicích předpisů, dle kterých je ve Vaši věci rozhodováno.
Věříme, že budete s postupem MěÚ při vyřizování svých záležitostí spokojeni.
Ing. Marie Kotrová
tajemnice MěÚ
Aktualizováno: červenec 2016